حضور در نمایشگاه به سه مرحله زیر تقسیم‌بندی می‌شود:

1- قبل از مشارکت

2- در ایام مشارکت

3- بعد از مشارکت

اقدامات قبل از حضور در نمایشگاه

حضور در هر نمایشگاهی مستلزم برنامه‌ریزی مناسب و منسجم می‌باشد، لذا پس از انجام مراحل پیش از حضور لازم است مقدماتی از سوی شرکت و از سوی افراد اعزام شونده تدارک و آماده گردد. فعالیت‌های تبلیغاتی برای اعلام حضور در نمایشگاه و دعوت از گروه‌های هدف (بازار مستقیم) باید به عنوان یک ابزار بازاریابی قوی تلقی گردد تا مشتریان را به بازدید از نمایشگاه و غرفه تشویق نماید. به منظور سهولت در انجام امور قبل از افتتاح نمایشگاه جدول زمان‌بندی باید تهیه گردد و با توجه به داخلی و یا خارجی بودن نمایشگاه و به فراخور متراژ غرفه و تعداد افراد اعزام شونده و ... باید قابلیت تغییر داشده باشد.

بکار‌گیری یک جدول زمان‌بندی بسیار ضروری بوده و  انجام مراحل حضور در نمایشگاه‌ را تسهیل می‌نماید.

با داشتن این جدول می‌توان میزان پیشرفت برنامه‌ها و در مواردی عقب بودن از برنامه‌ها را همه‌روزه کنترل کرده و برای هر یک از آنها تدابیر لازم را اندیشید. حضور در نمایشگاه‌های خارجی یا به صورت مستقیم و یا از طریق یکی از شرکت‌های برگزارکننده ایرانی صورت می‌پذیرد. در این حالت بسیاری از مراحل توسط شرکت مذکور انجام می‌گیرد و در غیر اینصورت تمام آنها باید توسط خود مشارکت‌کننده انجام پذیرد.

در تنظیم این جدول روز افتتاح نمایشگاه ملاک محاسبه زمان‌بندی قرار می‌گیرد. ابتدا فعالیت‌های لازم جهت حضور در نمایشگاه را به ترتیب معکوس از روز افتتاح تا اولین فرآیند لیست کرده و زمان شروع و مدت زمان مورد نیاز جهت انجام هر فرآیند را باید مشخص و ثبت کرد. زمان مناسب و لازم جهت فراهم نمودن مقدمات حضور در نمایشگاه‌های خارج از کشور حداقل شش ماه در نظر گرفته می‌شود. از اینرو جدول مذکور شش‌‌ماهه در نظر گرفته شده و مطابق فرآیندهای یک نمایشگاه خارجی تنظیم می‌گردد.

نمونه برخی از آیتم‌های جدول می‌تواند به شرح زیر باشد: